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COPY WOLF

Inh. Jolanta Kossmann

Oberstr. 34

47829 Krefeld

Tel.: 02151 48 37 37  

Fax:  02151 48 37 38

Mobil:  0163 265 93 65


E-Mail: info@copy-wolf.de

http://www.copy-wolf.de


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von Montag bis Freitag

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am Samstag

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Aktenarchivierung

Digitale Dokumentenarchivierung

Dokumentenmanagement – Kurzinformation Dokumente • Digitalisierung sämtlicher Papiervorlagen in Formaten bis DIN A0 Zeichnungen • Scannen von Zeichnungen und Plänen aller Art bis DIN A0 • Originale – Blaupausen – Mutterpausen – etc. • Verknüpfung mit zugehörigen Dokumenten (z.B. Stücklisten) Fotos, Dias und Videos. In nahezu jeder Firma lagern Forschungs- & Entwicklungsdokumentationen, die für unterschiedliche Maschinen, Materialien und Lösungen erstellt wurden sind. Diese werden als Fotos, Dias, Schmalfilme oder Videos festgehalten. Digitalisierung Fotos, Dias, Negative, Videos, VHS, Super 8, Normal 8, Hi 8, Div  

Digitale Dokumentenarchivierung

Analoge Dokumentenarchivierung

Steigende Wettbewerbsintensität und der damit verbundene wachsende Kostendruck erfordern effizienzsteigernde Maßnahmen in allen Geschäftsfeldern. Zeit, Platz und Geld sind knappe Ressourcen, die man so optimal wie möglich einsetzen muss. Vor diesem Hintergrund sind traditionelle Archivierungssysteme nicht mehr zeitgemäß. Die Ablage und die spätere gezielte Suche von Geschäftsdokumenten in einem Berg von Aktenordnern ist sehr aufwendig und blockiert viel Zeit, die Sie eigentlich nicht haben. Außerdem werden erhebliche Raumkapazitäten gebunden. Mit der digitalen Dokumentenverwaltung wurde ein völlig neues Kapitel in der Geschichte der Archivierung von Dokumenten und Zeichnungen aufgeschlagen. Wir bieten Ihnen ein modernes und intelligentes Dokumentenmanagement, das sich auf den neuesten technologischen Stand stützt und ein Höchstmaß an Flexibilität gewährleistet.

Warum elektronische Ablage als aktives Dokumentensystem?

• Sofortiger und sekundenschneller Zugriff auf alle wichtigen Dokumente – Sie brauchen Ihre Informationen sofort – gleichzeitiger Zugriff von verschiedenen Arbeitsplätzen aus(Dezentralisierung) • Zeitersparnis bei der Ablage und Suche – Ihre Zeit ist zu kostbar • Kostenersparnis durch minimierten Personal- und Raumbedarf – Sie können Ihr Personal und den Raum besser nutzen. Intelligente Lösungen zeichnen sich meist durch einfache Klarheit aus. Jedes Unternehmen verfügt heute über Computeranlagen, sei es als Einzelplätze, Netzwerke oder Serveranbindungen. Damit ist bereits die Voraussetzung für die Nutzung einer digitalen Dokumentenarchivierung geschaffen. Zugegeben: Die Investitionen für Hard- und Software zur Digitalisierung von Dokumenten, zur Einspeicherung dieser Dokumente in sogenannten Dokumentendatenbanken und die notwendigen Personalkosten sind sehr hoch – aber durch uns nicht erforderlich.

Datenschutz

Es versteht sich von selbst, dass wir als Service-Dienstleister dem Datenschutz unterliegen und unser Betrieb der ständigen Kontrolle durch den Datenschutzbeauftragten des Regierungspräsidenten in Köln unterliegt.

Was kann digitalisiert werden und wie gehen wir vor?

Digitalisierbar sind alle in Papierform vorliegenden Informationen (egal ob maschinell oder manuell beschrieben), Zeichnungen, Fotos, Dias und Negative. Die Unterlagen werden über Hochleistungsscanner digitalisiert. Von COPY WOLF Jolanta Kossmann erhalten Sie einen USB-Stick, CD, DVD oder Festplatte mit gespeicherten Daten im PDF-Format. Das PDF-Format hat sich mittlerweile weltweit als ein sehr flexibles und vielseitiges Speicherformat etabliert. Im PDF-Format können Dokumente verschiedenster Größe und Ausgangsformate komfortabel miteinander gespeichert werden. Der Acrobat-Reader ist als Freeware auf nahezu jedem Computer vertreten. Die Unterteilung komplexer Dokumente durch die Verwendung von Lesezeichen erleichtert das Auffinden bestimmter Abschnitte.

Welche Unterlagen bieten sich zur digitalen Archivierung an?

Unterlagen gleicher Ausrichtung, Zuordnung oder Arbeitsgebiete sind für die Ablage in einem Dokumentenarchiv besonders geeignet. Hier einige Beispiele: Eingangsrechnungen Lohn- / Gehaltsabrechnungen Patientenakten Ausgangsrechnungen Bankbelege mit Anlagen Vertragsunterlagen Lieferscheine Kundenkarteien Fachinformationen Versandpapiere Bauakten / Bauzeichnungen Produkt-Datenblätter Auftragsunterlagen Mandantenakten Technische Zeichnungen und noch mehr…

Reprografie

Zeichnungsarchivierung

Digitales Zeichnungsmanagement – jetzt auch für Ihre Altbestände Mit modernen CAD-Systemen ist die elektronische Archivierung neuer Konstruktionspläne, Bauzeichnungen oder anderer Entwicklungen bereits Normalität. Umfangreiche Altbestände bedürfen aber immer noch der intensiven Pflege, benötigen viel Platz und stellen einen erheblichen Kostenfaktor dar. Die problemlose Verwaltung Ihrer Zeichnungsbestände über Dokumentendatenbanken lässt die Ablage in Akten und Zeichnungsschränken schnell vergessen. Leistungsstarke Scanner – modernste Software – brillante Ergebnisse Leistungsfähige Großformatscanner und modernste Scansoftware von COPY WOLF Jolanta Kossmann erlauben die Bearbeitung aller Zeichnungsmaterialien. Egal ob Originale auf Pergament oder Papier, seitenverkehrte Mutterpausen oder Blaupausen usw. – im Archiv haben Sie immer ein Original. Oftmals ist dabei die Qualität der digitalisierten Zeichnung erheblich besser als die Vorlage. Von der Zeichnung zum Dokument – nur ein Mausklick Zu den meisten Zeichnungen und Plänen gehören eine Vielzahl von Dokumenten wie Stücklisten, Materialaufstellungen, Auftragsdaten, Genehmigungen sowie der Schriftverkehr mit Kunden und Lieferanten usw. Auch bei diesem Dokumentenmaterial sind wir für Sie der kompetente und erfahrene Partner. Sie nennen Ihre Wünsche und Vorstellungen – wir beraten Sie und entwickeln eine auf Sie zugeschnittene, individuelle Lösung. Nutzung modernster Technologie – ohne Investitionskosten Durch die Bündelung sämtlicher Investitionen für Hardware, Software und „Know How“ bei COPY WOLF Jolanta Kossmann nutzen Sie die modernsten technologischen Möglichkeiten und bezahlen nur die in Anspruch genommene Leistung. Durch die Ablage auf einem Archivserver können gleichzeitig verschiedene Nutzer auf die Dokumentendatenbank zugreifen.

Digitalisierung

In nahezu jeder Firma lagern Forschungs- und Entwicklungsdokumentationen für unterschiedliche Maschinen, Materialien und Lösungen. Diese sind auf Fotos, Dias, Schmalfilmen oder Videos festgehalten. Doch der Zahn der Zeit nagt unaufhörlich an diesen unwiederbringlichen Materialien. Durch eine Digitalisierung kann man Forschungs- und Dokumentmaterial zukunftssicher machen und mit einem DVD-Player, Rechner oder Laptop ohne Aufbau eines Projektors auf einem Wiedergabemedium abspielen. Foto – Digitalisierung in verschiedenen Auflösungen (300 dpi, 400 dpi, 500 dpi, 600 dpi) und Ausgabeformaten (TIFF / JPEG). Die Fotos können mit jedem Bildbearbeitungsprogramm optimiert werden. Dias / Negative – Digitalisierung  in verschiedenen Auflösungen ( 600 dpi, 1.200 dpi, 1.800 dpi, 2.400 dpi ) und Ausgabeformaten (TIFF / JPEG). Die Dias und Negative können mit jedem Bildbearbeitungsprogramm optimiert werden. Super 8 – Normal 8 Schmalfilme werden mit einer hierfür ausgerichteten Hardware und Software in ein Video-Format umgewandelt und stehen nach der Digitalisierung als DVD oder MPEG-Datei (nachbearbeitungsfähig) zur Verfügung. Videos Videos ( VHS, SVHS, Video8, HI8 ) werden ebenfalls in ein digitales Video-Format umgewandelt und im MPEG-Format auf DVD zur Verfügung gestellt.

Warum COPY WOLF Jolanta Kossmann als Dienstleister?

Qualität und Termintreue seit mehreren Jahrzehnten – Sie haben einen Partner auf den Sie sich verlassen können. Professionelle Ausstattung mit neuester Hard- und Software – Jolanta Kossmann ist Microsoft Zertifizierter System Ingenieur und hat die Aufgabe den Betrieb software- und hardwaretechnisch in einem sich schnell verändernden IT-Markt auf dem neusten Stand zu halten. Unser Parkplatz und unsere Räumlichkeiten erlauben uns auch LKW-Aktenlieferungen sicher bis zur Bearbeitung oder zur Vernichtung aufzubewahren. Positives Kosten / Nutzen – Verhältnis Sie nutzen die Vorteile eines hochtechnisierten Verwaltungssystems, bei einem Kostenaufwand, der erheblich niedriger ist, als Ihre bestehenden Kosten.